เวลาอู้

ผมกำลังอ่านหนังสือ Slack: Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency ของ Tom DeMarco ซึ่งได้ให้มุมมองใหม่เกี่ยวกับ Slack time หรือเวลาอู้งานกับผม

แต่ก่อนจะเล่าว่าผมเห็นอะไร ผมของแบ่งปันมุมมองเวลาผมดูองค์กรก่อนนะ

สายการผลิต

คนในองค์กรมารวมตัวกันเพราะเราต้องการบรรลุเป้าหมายที่เราไม่สามารถทำให้สำเร็จตามลำพังได้ พวกเรารู้กันดีอยู่แล้ว ว่าคนเยอะเรื่องแยะ ที่เรามารวมกันก็เพราะว่ามันจำเป็นต้องร่วมมือกันเพื่อทำให้เป้าหมายขององค์กรบรรลุนี่แหละ

แต่ละองค์กรมักจะมีสายการผลิตที่ต้องส่งต่องานกันอยู่ เพื่อลดความวุ่นวาย ถ้าให้นึกภาพง่าย ๆ ลองจินตนาการสายการผลิตของโรงงานสร้างตุ๊กตาไม้ก็ได้ กระบวนการมี 3 แผนกคือ

1. ต่อหัวและติดผม
2. ต่อแขนขา
3. วาดตาและปาก

ซึ่งงานก็จะไหลจากแผนก 1 ไปถึง 3 เรื่อย ๆ และ flow ที่ดีที่สุดเลยคือการที่ทั้ง 3 แผนกทำงานเร็วพอ ๆ กัน เพราะเงินที่ลงทุนไปในสายการผลิตนี้จะคล่องตัวสุด คือเงินลงทุนที่ซื้อไม้มา ก็เปลี่ยนเป็นสินค้าที่ขายได้เร็วที่สุด

หลักการของการไหล

แต่ตามธรรมชาติ มันไม่มีทางที่ทั้ง 3 แผนกจะทำงานได้ด้วยความเร็วคงที่ทุก ๆ วันหรอก มันต้องมีวันที่บางแผนกช้า เร็ว สลับกันไป ลองจินตนการว่า วันที่แผนกต่อแขนขาช้าขึ้นมา สิ่งที่จะเกิดขึ้นคือ งานจะไปกองอยู่ด้านหน้าแผนกที่สอง ขณะที่แผนกที่สามก็จะเริ่มว่าง ถ้าวันต่อมา แผนกสองเกิดนอนพอ ทำงานเร็วขึ้นมา งานที่คั่งค้างอาจจะลดลง แล้วการไกลก็กลับมาสมดุลย์

ระหว่างที่เกิดงานค้าง ข้อเสียคือ เงินที่เราลงทุนไปกับต้นทุนแล้วมันจะจมอยู่ในระบบ ทำให้การเงินขาดสภาพคล่อง ถ้าไปกู้เงินหมุนเวียนมา ก็ต้องจ่ายดอกเบี้ย ซึ่งทำให้ผลกำไรในอนาคตลดลงอีก

แต่ข้อดีคือ มันทำให้แผนกที่ 3 ว่าง มันเกิดเวลาอู้ (slack time) เวลาแบบนี้ทำให้แผนกที่ 3 ได้พัก กลับมาดูว่ากระบวนการทำงานมีตรงไหนต้องปรับปรุงบ้าง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในระยะยาว

ทำไมองค์กรชอบทำลายเวลาว่าง

เพราะในสภาวะที่เกิดเงินจมในระบบ เป็นธรรมดาที่ผู้บริหารจะเครียด และเมื่อความเครียดนี้ส่งต่อลงมาเป็นทอด ๆ ถึงคนทำงาน ในสถานการณ์แบบนั้น เราให้แผนก 3 มานั่งดีดสีตีเป่าเขย่าขลุ่ยก็ไม่เหมาะ นอกจากจะโดนผู้บริหารเพ่งเล็งแล้ว ยังสร้างความอิจฉาให้แผนกที่ 2 ด้วย

ผู้จัดการของแผนกที่ 3 เล็งเห็นว่า ปล่อยไปแบบนี้นาน ๆ งานเข้าตัวเองแน่ ๆ ถ้าโชคร้าย อาจจะโดนลดคนเลยก็ได้ ผู้บริหารเลยพยายามหาว่า งานอะไรบ้างที่สามารถทำระหว่างรอแผนกที่ 2 ได้ แล้วก็ไปเอามาทำ เพื่อให้เวลาว่างมันหายไป

เปรียบเปรยกับการวิ่งผลัด

ถ้าเราเปรียบเปรยสายการผลิตเป็นกีฬาวิ่งผลัด จังหวะที่งานไปกองอยู่ที่แผนก 2 เราอยากให้แผนก 3 ทำอะไร? เตรียมตัวให้พร้อม เพื่อที่จะรับงานที่สำคัญนี้ไปวิ่งเข้าเส้นชัยจริงไหม เพราะทุกงานที่แล้วยังไม่สามารถเอาไปขายได้ คือ ไม่เสร็จ ไม่เสร็จแปลว่า ทำแล้วก็ไม่ได้เงิน ยิ่งทำ เงินก็ยิ่งจม

การที่เราหาอะไรมาให้แผนกที่ 3 ทำ ถ้ามันเสร็จก่อนที่งานจากแผนกที่สองจะมาถึงก็ดีไป แต่ถ้าแผนกสองส่งตุ๊กตาที่ต่อแขนขาเสร็จแล้วมา แต่แผนกวาดปาก ไปวาดภาพขายอยู่หล่ะ ลูกค้าก็ต้องรอตุ๊กตานานขึ้นใช่ไหม

ถ้าเราคิดจากมุมของลูกค้า เวลาที่ตุ๊กตาถูกต่อแขนขาเสร็จ สิ่งที่ลูกค้าอยากได้คือ อยากให้มันโดนวาดปากเลย เพราะชั้นรอจ่ายเงินอยู่ ไม่ได้อยากให้ตุ๊กตาไปอยู่ในคิวงานของแผนกที่ 3 ซึ่งทำอะไรอยู่ก็ไม่รู้ เพื่อให้ตัวเองดูยุ่ง ๆ

เปรียบเหมือนกับตอนวิ่งผลัดที่ไม้ 2 กำลังวิ่งมา แล้วไม้ 3 ก็เลยวิดพื้นรอ แทนที่จะเตรียมรับไม้ต่อ

มุมมองใหม่ของเวลาว่างที่ผมเห็น

ถ้าเปรียบสายการผลิตให้เป็นรถ ทุกครั้งที่เราทำลายความว่าง เหมือนเราเหยียบคันเร่งให้มากขึ้น นั่นคือการตัดสินใจ 2 อย่าง 1. เราเผาน้ำมันด้วยอัตราที่มากขึ้น และ 2. เราเลี้ยวได้น้อยลง ซึ่งการเหยียบคันเร่งเหมาะมากเลยถ้าด้านหน้าเรามีทางตรงยาว แต่ทุกคนรู้ดีว่า ถ้าเรากำลังจะเข้าโค้ง การเหยียบคันเร่งให้มากขึ้นเพิ่มความเสี่ยงและสิ้นเปลืองเปล่า ๆ

ที่ผมเอาเรื่องนี้มาแบ่งปันเพราะ เวลาว่างก็เหมือนอากาศหายใจ 2 ประการ อย่างแรกคือมันอยู่รอบตัวเรา แต่ไม่ค่อยมีใครเห็นคุณค่ามันเท่าที่ควร อย่างที่สองที่หนังสือเล่มนี้สอนผมคือ มันเป็นองค์ประกอบสำคัญของความสร้างสรรค์และพัฒนาการ

ผมได้ยินคำว่า “ยิ่งรีบยิ่งช้า” มาหลายครั้ง แต่เพิ่งจะเห็นเหตุผลของมันนี่แหละว่าสาเหตุที่ยิ่งรีบยิ่งช้า เพราะในความรีบ เราขยับตัวเร็วขึ้นได้ แต่เรา คิด เร็วขึ้นไม่ได้

ถ้าอยากคิดออกให้เร็วขึ้น คือต้องมีเวลาว่างนี่แหละ